PENGERTIAN LINGKUNGAN ORGANISASI

LINKUNGAN ORGANISASI

·         KEKUATAN LINGKUNGAN TIDAK LANGSUNG

1.KEUATAN EKONOMI
2.KEKUATAN SOSIAL DAN BUDAYA
3.KEKUATAN POLITIK / HUKUM
4.KEKUATAN TEKNOLOGI
5.KEKUATAN INTERNASIONAL

·         Kekuatan Lingkungan Langsung

1. Pelanggan
2. Pemasok
3. Pasar tenaga kerja
4. Pesaing

FUNGSI PENGORGANISASIAN

1. Yaitu kegiatan untuk mengatur tugas, wewenang, dan tanggung jawab
2. Pengorganisasian yang baik dapat menempatkan orang – orang pada tugas yang tepat

·         Langkah – langkah Melaksanakan Fungsi Pengorganisasian

1. KENALI TUJUAN – TUJUAN yang ingin dicapai
2. PERINCI PEKERJAAN sampai hal yang sekecil mungkin
3. KELOMPOKKAN KEGIATAN yang akan dilaksanakan
4. PERTEGAS TUGAS – TUGAS dan berikan tujuan yang memadai untuk setiap aktivitas / kelompakkan aktivitas
5. BERIKAN TUGAS – TUGAS tersebut pada orang yang BERMUTU, atau yang dapat dikembangkan secara POTENSIAL
6. BERITAHUKAN pada setiap anggota tentang KEGIATAN – KEGIATAN APA YANG DIHARAPKAN olehnya, dalam rangka melaksanakan tugas dan hubungannya dengan organisasi lainnya

·         Generalisasi Tugas

1. Keuntungan: meningkatkan kepuasan kerja / jabatan dan mutu kehidupan kerja serta akan mengarah ke suatu angkatan kerja yang terlatih.
2. Kerugian : keahlian tidaklah mungkin dikembangkan sepenuhnya.

·         Sturktur Fungsional

General manajer>manajer pemasaran>manajer prod.>manajer keuangan>manajer sdm

·         Penyusunan Departementalisasi dapat dibuat berdasarkan

1. Departementalisasi Fungsional
2. Departementalisasi Teritorial
3. Departementalisasi Produk
4. Departementalisasi Berdasarkan Pelanggan
5. Departementalisasi Berdasarkan Proses

FUNGSI PERENCANAAN

·         Merupakan fungsi fundamental di dalam manajer merencanakan kegiatan :

1. Apa yang ingin dicapai (what)
2. Kapan dicapainya (when)
3. Di mana dicapainya (where)
4. Siapa yang mencapainya (who)
5. Mengapa perlu dicapai (why)
6. Bagaimana mencapainya (how)

·         Analisa yang digunakan dikenal dengan SWOT analisis :

1. Strenght (kekuatan-kekuatan)
2. Weaknesses (kelemahan-kelamahan)
3. Opportunities (kesempatan-kesempatan)
4. Threats (ancaman-ancaman)

·         Perencanaan strateik ada 5 langkah :

1. Menganalisis lingkungan
2. Menganalisis organisasi
3. Menganalisis ketrampilan yang diperlukan
4. Menilai masaah peluang yang berkaitan dengan keputusan strategi
5. Memilih alternatif untuk mendapat peluang yang menguntungkan

·         BEBERAPA JENIS RENCANA :

1.       Sasaran =Mencakup spesifikasi dari apa yang diinginkan, arah keinginannya, ruang lingkupnya, dan bentuk sasarannya.Bersifat kuantitatif.

2.       .Kebijakan =Rencana yang memberikan pedoman/petunjuk tantang arah pelaksanaan kerja yang dituangkan dalam tulisan.

3.       Cara kerja=Menjelaskan sejumlah aktifitas teknis untuk melaksanakan tugas secara terperinci

4.       Prosedur =Urutan pekerjaan untuk memperoleh hasil yang maksimal.

5. Jadwal=Merupkan rencana waktu.
6. Anggaran =Dikaitkan dengan penggunaan sumber daya uang.
7. Standar =Pedoman yang dapat diterima secra umum oleh lingkungan manajemen.(standar mutu, standar harga, standar waktu)
8. Strategi =Garis besar jalan yang hendak ditempuh dalam mencapai sasaran jangka panjang.
9. Program=Merupakan rencana sekali pakai.

KEPEMIMPINAN

·         PENGERTIAN            

1. Menurut Donnelly dan kawan-kawan  Kemampuan seseorang mempengaruhi kegiatan para pengikutnya dalam suatu latar keorganisasian.
2. Kemampuan berinteraksi dengn pengikutnya dalam rangka mempengaruhi.
3. Menurut Keith Davis Kemampuan untuk meyakinkan orang lain untuk mencari berbagai tujuan yang telah ditetapkan dan dirumuskan secara antusias.
4. Pimpinan yg profesinal adl pimpinan yg mau bekerja keras dan menggunakan akal sehat. 
5. Menuru John Kotter kepemimpinan yg efektif adl sangat vital bagi keberadaan organisasi. Yaitu meningkatkan produktivitas dan moral pertama menggunakan KEKUASAAN  dan WEWENANG kedua menerapkan perilaku dan praktek kepemimpinan    

·         ASPEK KEPEMIMPINAN

1. Teknik kepemimpinan (leadership techniques)
2. Gaya kepemimpinan (leadership styles)
3. Kepribadian kepemimpinan (leadership personality)
4. Sikap mental kepemimpinan (leadership attitude)

·         Teknik Kepemimpinan

Seorang pemimpin akan memperoleh hasil yang terbaik dengan pendalaman metode apabila secara akurat :

1. mengukur pekerjaannya
2. menyederhanakan pekerjaanya
3. mengorganisir pekerjaannya

·         Gaya Kepemimpinan

1. Gaya Kepemimpinan Otokratik
2. Gaya Kepemimpinan Partisipatif
3. Gaya Kepemimpinan Bebas (Free Rein)
4. Kisi-kisi Manajerial Gaya Kepemimpinan
5. Kepemimpinan Gaya Jepang

·         TINDAKAkan

1. Meyeleksi
2. Mengorganisasi
3. Mengarahkan
4. Memotivasi
5. Mengontrol
6. Mengoreksi
7. Membantu
8. Mengembangkan
9. Memutuskan
10. Merubah
11. Mengilhami
12. Mempertahankan
13. Memutuskan hubungan

·         KOMUNIKASI

1. Definisi :Seni untuk membuat diri anda dapat dimengerti/dipahami orang lain.(baca, tulis, bicara, dengar)
2. Ketrampilan berkomunikasi selalu dijadikan UKURAN bagi efektifitas kepemimpinan.

·         Ketrampilan berkomunikasi meliputi :

1. Kemampuan mendengarkan
2. Penyampaian pesan
3. Menilai kembali komunikasi tersebut
4. Mengantisipasi hasil penilaian (agar proses berjalan runtun/berkesinambungan)

·         Hambatan Komunikasi

1. Hambatan Fisik.
2. Hambatan Psikologis.
3. Hambatan Semantik (tafsiran arti kata)Tertulis :Lengkap, Sopan, Jelas, Singkat, Tepat

·         Mengatasi Hambatan

1. Gunakan umpan balik
2. Mengenal yang diajak berkomunikasi
3. Rencanakan secara tertulis

·         Human Relations

1. Merupakan subyek ilmu yang paling sering ditulis, dianalisa, didiskusikan dalam sejarah bisnis modern.
2. Merupakan persoalan AKSI dan REAKSI antar manusia. Reaksi-reaksi tersebut sebetulnya dapat diramalkan secara efektif, karena DIPENGARUHI oleh aksi-aksi/tindakan-tindakan kita sendiri.

·         Hubungan Antar Manusia : Adalah :

        Melihat sesuatu dari sudut pandang orang lain, berfikir menurut pola perasaan orang lain.

·        MOTIVASI KERJA

Didefinisikan sebagai kondisi yang berpengaruh membangkitkan, mengarahkan, dan memelihara perilaku yang berhubungan dengan lingkungan kerja.

·         Teori Motivasi Kerja

1.       Teori Kebutuhan Maslow

2.       Teori Kebutuhan David Mc Clelland

3.       Teori ERG dari Adle

4.       Teori Proses

·         Teori Kebutuhan Hierarki Maslow

1.       Kebutuhan Fisiologis(keb.mendasar)  : makan, minum, pakaian,tempat tinggal

2.       Kebutuhan Rasa Aman : kebutuhan perlindungan dari ancaman, bahaya, pertentangan,dan lingungan hidup.

3.       Kebutuhan  Sosial : kebutuhan diterima oleh kelompok,berafiliasi, berinteraksi, dan kebutuhan untuk mencintai serta dicintai.

4.       Kebutuhan Harga Diri : kebutuhan untuk dihormati, dihargai, oleh orang lain.

5.       Kebutuhan untuk Aktualisasi diri : kebutuhan untuk menggunakan kemampuan, skill, dan potensi. Kebutuhan utk berpaendapat dengan mengemukakan ide-ide memberi penilaian dan kritik terhadap sesuatu.

·         Ada tiga macam kebutuhan manusia 

1.       Kebutuhan utk berprestasi =kebutuhan untuk melakukan pekerjaan lebih baik dari pada sebelumnya, selalu berkeingingan utk mecapai prestasi yang lebih tinggi 

2.        Kebutuhan utk berafiliasi =merupakan dorongan utk berinteraksi dengan orang lain, tidak mau melakukan sesuatu yang merugikan orang lain. 

3.       Kebutuhan utk kekuasaan =merupakan refleksi dari dorongan utk mencapai otoritas utk memiliki pengaruh terhadap orang lain.

·         Strategi Modifikasi Perilaku

¨  Penguatan Positif

        Yaitu menghargai orang karena tanggapan yang benar, akan meningkatkan kemungkinan diulanginya perilaku tersebut.

¨  Penguatan Negatif

        Merupakan suatu cara menghargai orang orangdengan memindahkan mereka dari kenyataan yang negatif. 

¨  Pemusnahan

        Merupakan proses melemahkan atau menurunkan frekuensi perilaku yang tidak diinginkan dengan memindahkan penghargaan terhadap perilaku.

¨  Penghukuman

        Merupakan pertunjukan dan konsekuensi yang tidak diinginkan mengenai perilaku tertentu.

·         Langkah-langkah yang dilakukan modifikasi perilaku keorganisasian

1.       Identifikasi kinerja yang diinginkan

2.       Ukur perilaku yang diidentifikasikan pada langkah pertama

3.       Analisa

4.       Ambil tindakan

5.       Evaluasi tindakan yang dilakukan utk memastikan bahwa kinerja memang meningkat

PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

1.       MASALAH= Perbedaan antara keadaan ideal dan actual

2.       KEPUTUSAN=Suatu pilihan diantara berbagai alternatif yang ada

·         JENIS – JENIS MASALAH

1.       Mendesak =Keadaan yang memerlukan penanganan segera.

2.       Dapat ditunda =Keadaan yang menyertai masalah ini tidak begitu mendesak.

3.       Potensial =Keadaan yang menyertai masalah ini memberikan kemungkinan akan timbulnya masalah lain.

·         Penanganannya :

                                                               i.      Menghindari masalah tersebut

                                                             ii.      atau menentukan langkah-langkah yang diperlukan.

·         LANGKAH – LANGKAH DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

1.       .Identifikasi dan menentukan masalah

2.        Metode Identifikasi Masalah

3.       Ditemukan melalui indikator-indikator :

     a.    Penyimpangan dari Kinerja                                        

b.    Penyimpangan dari rencana

c.     Kecaman dari luar

d.    Ancaman Persaingan

4.        Diagnosis, yaitu diteliti menyeluruh

5.       Mengembangkan pemecahaan alternatif yang kreatif

6.       Mengevaluasi pemecahan alternatif

7.        Memilih satu pemecahan alternatif  Melaksanakan keputusan yaitu keputusan yang efektif, secara relatif akan mudah dalam pelaksanaannya.

8.       Mengevaluasi dan mengendalikan 

·         FAKTOR – FAKTOR YANG BERPENGARUH TERHADAP MUTU PEMBUATAN KEPUTUSAN

1.       Keadaan krisis

2.       Intuisi pembuat keputusan

3.       Kepribadian dan intelegensia pembuat keputusan

4.       Informasi yang bermutu mudah diperoleh

5.       Pertimbangan politis

6.       Derajad ketidak pastian

·         Nilai-nilai yang dianut pembuat keputusan (teoritis,ekonomis,estetika,sosial,politis,agama)

PENGENALAN TERHADAP CIRI KHUSUS MANUSIA

—  Bidang TERBUKA ->  Sikap, perilaku, kepribadian kitaa yang kita sadari dan tampak nyata bagi orang lain

—  Bidang Tak DISADARI->   Orang lain mungkin mengamatAN  Segi segi kehidupan kita yang Tidak kita sadari

—  misal :  nafas tidak seDAP (orang lain tahu, diri kita tidak menyadari)

—  Bidang TERTUTUP  -> Menjaga beberapa bagian dari     diri, sikap, perasaan & hal-hal  Pribadi kita.(orang lain tidak tahu,diri kita tahu)

—  Bidang taK DIKETAHUI  ->  Kita menyadari adanya aspek Kehidupan kita yang tidak kita  Ketahui dan tidak tampak bagi   Orang lain

—  *contoh  :  kemarahan yang muncul tanpa sebab.

PENGENDALIAN

·         Adalah proses yang dipergunakan oleh manager untuk memastikan bahwa aktivitas yang sebenar nya sesuai dengan rencana.

·         Bermanfaat untuk mengevaluasi efektivitas kegiatan  merencanakan, mengorganisasikan, dan memimpin.

·         HUBUNGAN PENGENDALIAN DENGAN BERBAGAI LEVEL MANAJEMEN

1.       Supervisor pengendalian jangka pendek 

2.       Manajer lini 1 laporan produksi harian dan mingguan 

3.       Manajer tingkat menengah Kinerja mingguan, bulanan, triwulan. Bertanggung jawab untuk menjabarkan & memadukan berbagai laporan yan berguna bagi manajer puncak 

4.       Manajer puncak Perspektif jangka panjang, laporan kinerja bulanan, triwulan, semesteran, tahunan

·         LANGKAH-LANGKAH PROSES PENGENDALIAN

1.       menetapkan standar & metode mengukur prestasi kerja

2.       mengukur prestasi kerja 

3.       menentukan apakah prestasi kerja sesuai dengan standar

4.       bila diperlukan mengambil tindakan koreksi.

·         TEORI TQM

Pengertian : Perbaikan terus - menerus proses organisasi dgn hasil  produk dan jasa bermutu tinggi.

·         LIMA PENDEKATAN TQM :

a.       Pendekatan sistem

b.      Peralatan TQM

c.       Fokus pada pelanggan

d.      Peran manajemen

e.      Partisipasi karyawan

·         PENGGUNAAN AUDIT EKSTERNAL DAN INTERNAL

1.       AUDIT Membandingkan prestasi sebenarnya dengan anggaran/perencanaan.

2.       AUDIT EKSTERNAL Dilakukan oleh orang luar dari perusahaan, misal: akuntan publik (sudah menggunakan prinsip akuntansi yang berlaku secara umum)

3.       AUDIT INTERNAL Oleh bagian keuangan /staf audit internal Membantu manajer mengevaluasi efisiensi operasional, wewenang, dan metode menejerial.